Offentlighetsprincipen gäller
Alvesta kommun ska följa offentlighets- och sekretesslagens och även arkivlagens regler för hantering av allmänna handlingar. Information som kommer in till kommunen blir allmänna handlingar. Om uppgifterna inte omfattas av sekretess lämnas de ut om någon begär det. Det betyder att personuppgifter kan komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Personuppgifterna bevaras om det inte finns särskilda beslut om att de ska rensas.
Vad är en personuppgift?
En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. Det kan vara ditt namn, ditt personnummer, en fastighetsbeteckning eller ett telefonnummer. Även en bild är en personuppgift om det är möjligt att identifiera dig på bilden.
I de flesta fall lämnar du själv dina personuppgifter till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende för din räkning, men ibland kan vi få dina uppgifter från någon annan. Det kan till exempel vara en annan myndighet eller en organisation som du är medlem i.
Vem behandlar dina personuppgifter?
Det är den nämnd som hanterar dina personuppgifter som är personuppgiftsansvarig. Är det ett kommunalt bolag är det styrelsen i det bolaget. Det innebär att nämnden eller styrelsen har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt.
Behandling av personuppgifter kräver ett tydligt syfte
Behandling av personuppgifter är ett brett begrepp som omfattar nästan allt vi i kommunen gör med dina personuppgifter. Till exempel samla in, lagra, rensa, sprida, arkivera och kopiera. Alvesta kommun behöver uppgifter om dig för att kunna handlägga ditt ärende på ett korrekt sätt. Det kan till exempel handla om att du har sökt bygglov, barnomsorg, skola, ekonomiskt bistånd, att du har mejlat oss, kontaktat oss via sociala medier eller använt någon av våra e-tjänster. Vi kommer inte att behandla dina personuppgifter om vi inte har en väl motiverad anledning till att göra det.
I vissa fall behöver vi lämna eller hämta dina personuppgifter till och från organisationer utanför kommunen, som till exempel till Skatteverket. Dina personuppgifter kan också delas med personuppgiftsbiträden i form av exempelvis företag som levererar de datasystem som är nödvändiga för vår verksamhet. Om personuppgifterna delas med ett personuppgiftsbiträde har ett personuppgiftsbiträdesavtal ingåtts för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt.
Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området, så kallat tredje land, så berättar vi det för dig. Hanteringen sker i så fall i enlighet med de skyddsregler som finns i dataskyddsförordningen.
Vi sparar dina personuppgifter till dess att syftet med behandlingen är uppfyllt. Dina personuppgifter gallras sedan enligt gällande gallringsbestämmelser, informationshanteringsplan eller överlämnas för arkivering i enlighet med gällande lag eller bestämmelser.
När har vi rätt att behandla personuppgifter?
Alvesta kommun har till exempel rätt att behandla dina personuppgifter:
- Om det är nödvändigt för att uppfylla en skyldighet som kommunen har enligt lag.
- Om det är nödvändigt för att kommunen ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse.
- Som ett led i kommunens myndighetsutövning.
Vi har också rätt att behandla personuppgifter för att fullgöra avtal som kommunen ingår med dig. Vidare får vi behandla personuppgifter om du samtycker till det. Vid ett sådant tillfälle kommer du att få tydlig information om vad du samtycker till och hur du gör om du vill återkalla ditt samtycke.
Dina rättigheter som registrerad
Som registrerad har du flera rättigheter.
Rätt till information
I de flesta fall har du rätt till att bli informerad om att vi har börjat behandla dina personuppgifter och varför vi gör detta. Det gäller även om du inte själv har lämnat dina uppgifter till oss.
Rätt till tillgång – begär registerutdrag
Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig genom ett så kallat registerutdrag. Du kan även begära ett registerutdrag för en annan person, till exempel om du är vårdnadshavare. För att begära ett registerutdrag, skriv ut och fyll i blanketten nedan och lämna in den hos Kontaktcenter, Centralplan 1, Alvesta. Ta med giltig identitetshandling. Handläggningstiden för registerutdrag kan vara uppåt en månad.
Rätt till rättelse
Om du anser att de uppgifter som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få dem rättade eller kompletterade.
Rätt att göra invändningar
Som registrerad kan du invända mot behandlingen av dina personuppgifter. Om Alvesta kommun inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste vi upphöra med behandlingen.
Rätt till begränsning av behandling
Du har i vissa fall möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.
Rätt till radering
Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. Det brukar kallas för rätten att bli bortglömd. Vi kan dock inte radera dina uppgifter om:
- De behövs för att kommunen ska kunna fullgöra sitt uppdrag.
- Det finns en annan laglig grund.
- De framgår av en allmän handling.
Rätt till dataportabilitet
Om Alvesta kommun behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut de personuppgifter som rör dig för att kunna använda dessa på annat håll, till exempel för att överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.
Rätt att återkalla samtycke
Om du har lämnat ett samtycke till en personuppgiftsbehandling har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Ett återkallande innebär dock inte att lagligheten av personuppgiftsbehandlingen som utförts innan återkallandet påverkas. Det är inte säkert att dina uppgifter raderas vid ett återkallat samtycke då de kan förekomma i allmänna handlingar.
Rätt till information om ytterligare behandling
Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga får du information om det innan ny behandling påbörjas.
Personuppgifter i sociala medier och på webbplatsen
Sociala medier
Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med Alvesta kommun överförs information och personuppgifter till en tredje part (företaget eller organisationen som driver det sociala mediet, till exempel Facebook). Informationen kan även bli tillgänglig utanför EU/ESS.
Du ska aldrig skicka känslig information till oss via sociala medier, till exempel personnummer eller kontaktuppgifter till dig själv eller någon annan. Om integritetskänsliga eller andra känsliga uppgifter förekommer i Alvesta kommuns sociala medier tar vi bort dem.
Vi raderar överflödiga personuppgifter på alvesta.se
Du ska bara lämna personuppgifter på alvesta.se då det tydligt framgår att de behövs för hanteringen av ditt ärende. Vi raderar alla överflödiga personuppgifter, till exempel om du anger kontaktuppgifter i ett fritextfält.
Kakor (cookies)
Alvesta kommun använder kakor (cookies) för att göra din upplevelse av kommunens webbplats bättre. En kaka är en textfil som webbplatsen begär att få spara på din dator. Vi använder kakor för att samla in statistik i syfte att vidareutveckla webbplatsen och underlätta för dig som besöker webbplatsen. De kakor vi använder sparar ingen information som gör att vi kan identifiera vem du är.
Om du har frågor eller klagomål
Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter kan du vända dig till Kontaktcenter på 0472–15 000. Du kan även mejla kommunen@alvesta.se eller vända dig direkt till berörd nämnd.
Om du vill komma i kontakt med dataskyddsombudet för Alvesta kommuns nämnder kan du mejla eller ringa vårt dataskyddsombud:
Therese Jigsved
Telefon: 0742-391016
E-post: dataskydd@sydarkivera.se
Du har rätt att vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter, om du vill klaga på den personuppgiftsbehandling som sker.