Utrustning och konton
Alla förtroendevalda i Alvesta kommun får låna en surfplatta för att bland annat kunna ta del av handlingar inför sammanträden och för att kunna läsa sin e-post. Du får också en kommunal e-postadress som kommer vara den huvudsakliga kanalen för kommunikation när det gäller information från kommunen. Tänk därför på att du behöver läsa din e-post regelbundet.
Surfplatta
För att nå din kommunala e-post samt dina sammanträdeshandlingar tillhandahåller kommunen en surfplatta. När du har fått ett uppdrag som förtroendevald kommer Kontaktcenter att kontakta dig för att boka ett möte för utlämnande av surfplatta. Vid mötet hjälper Kontaktcenter dig med att ”få i gång” surfplattan och visar de funktioner som du kommer att använda under ditt förtroendeuppdrag.
Du kommer även att få underteckna ett avtal för användandet av surfplattan. När du avslutar ditt förtroendeuppdrag ska du återlämna surfplattan till kommunen.
Har du frågor gällande din surfplatta tar du kontakt med Kontaktcenter som hänvisar dig vart du ska vända sig med just ditt specifika bekymmer.
Om din surfplatta blir stulen eller försvinner behöver du omgående meddela detta till Kontaktcenter. Kommunen kan då låsa enheten så att den blir obrukbar.
Din kommunala e-postadress
I ditt förtroendeuppdrag ska du använda din kommunala e-post i Outlook. Det är inte tillåtet att vidarebefordra mejlen per automatik till din privata e-post. Du som förtroendevald har en skyldighet att regelbundet läsa din mejl.
Viktigt att tänka på är att information som du tar emot per e-post är att betrakta som allmän handling och ska därmed registreras i kommunens diarium. Handlingar som ska diarieföras skickar du vidare till nämndsekreteraren i din nämnd/kommunsekreteraren.
Om du är osäker på om du har tagit emot en handling/information som är att betrakta som allmän handling bör du skicka det vidare till din nämndsekreterare/kommunsekreterare. Sekreteraren gör en bedömning huruvida det är en allmän handling eller inte.
Återställa lösenord
Du har samma lösenord till din kommunala e-postadress i Outlook som till Ciceron Assistent. Alla förtroendevalda har registrerat ett alternativt mobiltelefonnummer i Outlook, vilket innebär att du själv kan återställa lösenordet om det inte längre är giltigt eller om du har glömt det.
Lösenordet återställer du via https://portal.office.com, genom att klicka på ”Jag har glömt mitt lösenord” och sedan följa instruktionerna. Lösenordet ändras då för både Outlook och Ciceron Assistent.
Hantering av personuppgifter
Alvesta kommun behöver behandla personuppgifter om dig som är förtroendevald. Personuppgifterna behövs för att du ska kunna få arvode, en kommunal e-postadress, inloggningsuppgifter till Ciceron Assistent samt för att kommunen ska kunna nå dig.
Uppgifterna samlas in när du fått ett uppdrag och de lämnas till kommunen av ditt partis gruppledare.
De uppgifter som behandlas är:
- namn
- personnummer
- postadress
- telefonnummer
- partibeteckning
Alvesta kommun behandlar dina personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (GDPR).
Sammanträdeshandlingar
I Alvesta kommun publiceras sammanträdeshandlingar i Ciceron Assistent. På din surfplatta finns en ikon med en länk till Ciceron Assistent.
Kallelse till nämndssammanträde ska finnas tillgänglig senast fem dagar innan sammanträdet och kallelsen till kommunfullmäktige ska finnas tillgänglig senast sju dagar (fem arbetsdagar) innan sammanträdet. Du får en notifikation till din kommunala e-post när kallelse och handlingar finns publicerade i Ciceron Assistent.
Arvoden och ersättning
Du som är förtroendevald har enligt kommunallagen rätt till skälig ersättning när du fullgör ditt politiska uppdrag. De flesta förtroendevalda i Alvesta kommun är fritidspolitiker och får arvode för den tid de lägger på sammanträden, utbildningar med mera. En del förtroendevalda så som exempelvis kommunalråd och nämndsordförande är hel- eller deltidsarvoderade av kommunen.
När du som ledamot eller ersättare deltar vid ett sammanträde eller annat möte som du har kallats till, har du rätt till arvode. Om sammanträdet sker under din normala arbetstid har du också rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Du kan också få ersättning för resekostnader till och från sammanträdet samt kostnad för barntillsyn.
Anmäla konto för utbetalning
Intyg om förlorad arbetsinkomst
Om du begär ersättning för förlorad arbetsinkomst behöver du lämna in underlag från din arbetsgivare som intygar din inkomst. Uppgifterna om inkomst ska visa vad du erhåller i timlön, inte månadslön eller årsinkomst. Uppgifterna lämnas till HR-avdelningen.
Du ansvarar för att inkomma med nya uppgifter om din inkomst förändras eller om du avslutar din anställning.
Intyg om förlorad arbetsinkomst ska sedan, oavsett om inkomsten har förändrats eller inte, lämnas varje år senast den sista juni, annars upphör rätten till ersättning för förlorad arbetsinkomst till dess att uppgifterna inkommit.
Säkerhet, hot och våld
Förtroendevalda i Alvesta kommun ska kunna känna sig trygga i sitt förtroendeuppdrag. Som förtroendevald är du dock en offentlig person som företräder ett parti och det kan medföra att du löper en högre risk att utsättas för brott som exempelvis hot, våld eller allvarliga trakasserier i form av hets och hat.
Säkerhetspolisen har tagit fram en handbok om personlig säkerhet som riktar sig till förtroendevalda. Handboken ger bland annat exempel på säkerhetsåtgärder för att förebygga och hantera hotfulla situationer som kan uppstå.
Sveriges kommuner och regioner, SKR, har en digital utbildning som bland annat handlar om vikten av att vara riskmedveten och förbereda sig på risker och hur de kan förebyggas och hanteras.
Polisanmälan av brott mot förtroendevalda
Om du skulle utsättas för brott ska det polisanmälas. Polisanmälan görs i första hand av den förtroendevaldas parti eller av den enskilde själv. Vid behov kan kommunens säkerhetsskyddschef bistå med råd och stöd inför en eventuell polisanmälan.
Polisen har inrättat ett särskilt telefonnummer för att anmäla brott som riktar sig mot förtroendevalda. Kontakta säkerhetsansvarig, kommunsekreterare eller din gruppledare för att få tillgång till telefonnumret med tillhörande kod.
Vid polisanmälan av brott som du som förtroendevald utsatts för ska kommunens säkerhetskyddschef alltid informeras snarast, även utanför kontorstid.
Vid pågående brott eller fara för liv kontaktas Polisen alltid via 112.
Avsluta ett förtroendeuppdrag
Om du vill avsluta ett eller flera förtroendeuppdrag i Alvesta kommun måste du inkomma med en skriftlig avsägelse, det gör du enklast via e-tjänsten ”Begäran om entledigande från förtroendeuppdrag”
Det är viktigt att du i din avsägelse preciserar vilket eller vilka uppdrag du vill avsäga dig. Din avsägelse kommer sedan att behandlas av den instans som har utsett dig till uppdraget, vilket vanligtvis är kommunfullmäktige. Du kommer därefter att få ett protokollsutdrag som visar att du har entledigats från uppdraget eller uppdragen. Tänk på att du innehar ditt eller dina uppdrag till dess att protokollet är justerat. Om du avsagt dig ett uppdrag i en bolagsstyrelse har du uppdraget kvar till dess att ändringen registrerats hos Bolagsverket.
Om du har valt att avsluta samtliga uppdrag ombeds du kontakta kommunens Kontaktcenter för återlämning av surfplattan.
Utbildning för förtroendevalda
Ta del av en utbildning i kommunallagen riktad till förtroendevalda. Utbildningen är en inspelning från den utbildning som erbjöds alla förtroendevalda i samband med ny mandatperiod 2023, med Ove Axelsson från Kommunutbildarna Axelsson/Gåsste som föreläsare.