Till dig som är leverantör till Alvesta kommun
Den nya lagen som trädde i kraft 1 april 2019 innebär att vid nya avtal med kommunen ska fakturor vara elektroniska, så kallade e-fakturor, enligt en ny europeisk standard. Fakturor i pdf-format eller inskannade pappersfakturor räknas inte som elektroniska.
Att majoriteten av alla fakturor till kommunkoncernen är elektroniska har flera fördelar. Det är bra för miljön, effektiviserar vårt arbete och gör det lättare för oss att följa upp våra inköp. När det gäller nya upphandlingar ställer vi krav på e-faktura.
Den 1 april 2023 byter vi VAN-operatör till Opus Capita. Vi ber er att ställa om i ert ekonomisystem och kontakta er VAN-operatör för att säkerställa att fakturorna kommer rätt.
Alvesta kommun och bolag vill ta emot e-fakturor via PEPPOL.
E-fakturastandard: PEPPOL BIS Billing 3
Mottagare PEPPOL-ID
Alvesta kommun 0007:2120000639
Allbohus Fastighets AB 0007:5565195236
Alvesta Energi AB 0007:5565256228
Alvesta Elnät AB 0007:5565256210
Alvesta Renhållnings AB 0007:5561193391
Mer information gällande PEPPOL hittar du här: https://www.digg.se/e-handel-och-e-faktura/peppol
E-fakturor via andra kanaler än PEPPOL
Om ni ännu inte skickar e-fakturor via PEPPOL kan ni ändå fakturera oss med e-faktura. Det finns två alternativ:
1. Skicka e-fakturor i formatet PEPPOL BIS BILLING.
Detta alternativ riktar sig till er som har en e-fakturalösning.
Mottagare Svefaktura
Alvesta kommun 2120000639
Allbohus Fastighets AB 5565195236
Alvesta Energi AB 5565256228
Alvesta Elnät AB 5565256210
Alvesta Renhållnings AB 5561193391
2. Registrera e-fakturor manuellt i leverantörsportalen som tillhandahålls av Opus Capita.
Om ni inte har möjlighet att skicka elektroniska fakturor kan ni registrera fakturan manuellt i vår Leverantörsportal som tillhandahålls av Opus Capita. Tjänsten är gratis.
Länk till fakturaportal: https://businessnetwork.opuscapita.com/onboarding/public/landingpage/bc6204bf-f319-4f0a-8a9d-38714e28baa4
Fakturareferenser
För att fakturan ska kunna styras till rätt mottagare i kommunkoncernen är det viktigt att alla fakturor förses med korrekt referenskod. Referenskoden ska inte anges i adressen, utan i ett sparat fält märkt exempelvis ”Er referens”. Dessa uppgifter underlättar vår hantering, men ger också dig som leverantör en ökad säkerhet att betalning sker i tid.
För att få rätt referenskod uppmanar vi att du som beställare anger din referenskod vid beställning. Om ej får ni ta kontakt med beställande enhet/förvaltning.
Alvesta kommuns referenskod består av en sexsiffrig kod.
Allbohus Fastigheter AB:s referenskod består av AF följt av tre siffror
Alvesta Energis referenskod består av AEN följt av två siffror
Alvesta Elnäts referenskod består av AEL följt av två siffror
ARAB:s referenskod är lika med ARAB
Papperfakturor
För er som undantas från lagkravet, exempelvis där avtal tecknats innan 1 april 2019, ser vi gärna att ni också skickar e-faktura enligt ovanstående instruktioner. Om möjlighet inte finns använd nedanstående fakturaadress till vår scanningscentral:
”Kommunen/bolagets namn”
c/o CogiDocs AB
Box 398
737 26 FAGERSTA
Sekretessfakturor hanteras tills vidare som pappersfakturor, då dessa är undantagna från lagen.
Adress för övrig post så som påminnelser och informationsutskick är:
Alvesta kommun
C/o ”kommunen/bolagens namn”
342 80 ALVESTA