Allmänna handlingar

Syftet med offentlighetsprincipen är att ge insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunen. På så sätt har man också möjlighet att påverka verksamheten.

Denna rättighet har funnits i Sverige sedan 1766 och är en av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan beskrivas som information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera. Men det kan också vara e-post, video- eller bandupptagningar. En handling kan vara allmän, eller inte allmän. Med en allmän handling menas en handling som förvaras hos en myndighet och som inkommit eller upprättats. Handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial.

Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras eller har upprättats. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Offentliga handlingar har alla rätt att läsa.

Vad innebär sekretess?

I dagligt tal säger vi "hemliga handlingar", när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten.

Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om någon skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Bra att tänka på

All korrespondens (brev, fax, e-post och liknande) med kommunen, oavsett vilken del av verksamheten man vänder sig till blir en allmän handling, som kan läsas av andra. Man kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att brevet diarieförs hos kommunens registrator.

Var finns handlingarna?

Kommunen måste förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. Allmänna handlingar som ska diarieföras registreras i diarier som är offentliga och som man kan begära utdrag ur.

Man får vara anonym

Enligt lagen behöver man inte tala om vem man är när man begär ut allmänna, offentliga handlingar. Man behöver inte heller berätta varför man vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga om detta. I vissa speciella fall är det dock nödvändigt att veta vem som vill ha en handling.

Hur kan man få se handlingar?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut skyndsamt. I princip innebär detta att om handlingen enkelt kan tas fram vid ett personligt besök bör man få den med en gång. Man kan också beställa handlingar per telefon, brev eller e-post.

Får man ta med handlingarna hem?

Nej, men man kan läsa handlingarna på stället, skriva av dem eller be att få kopior och ta med sig. Kommunen är inte heller skyldig att lämna ut handlingar via e-post.

Man kan klaga

Om man tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan man klaga hos Justitieombudsmannen. Om man däremot nekas att ta del av en handling, ska man enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om man då anser att kommunen har gjort fel, har man möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten i Jönköping.

Var vänder man sig för att begära ut handlingar?

Om du vill begära ut en handling vänder du dig i första hand till den förvaltning som ansvarar för den berörda frågan. I andra hand vänder du dig till kommunens reception.